Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển, việc làm việc trực tuyến và làm việc nhóm từ xa đã trở thành một xu hướng phổ biến. Để đáp ứng nhu cầu này, Microsoft đã phát triển một giải pháp tuyệt vời cho doanh nghiệp với tên gọi Microsoft Teams. Microsoft Teams cung cấp cho người dùng một nền tảng trực tuyến để họ có thể làm việc cùng nhau, trao đổi thông tin và thực hiện hội nghị trực tuyến một cách hiệu quả hơn.

I. Tổng quan

Microsoft Teams là một ứng dụng trực tuyến cho phép bạn họp trực tuyến, chat nhóm, gọi điện thoại và làm việc nhóm trên một nền tảng duy nhất. Microsoft Teams được tích hợp sẵn trong Microsoft 365, cho phép bạn dễ dàng truy cập và sử dụng nó trên các thiết bị khác nhau. Với Microsoft Teams, bạn có thể làm việc từ xa một cách hiệu quả và thuận tiện, giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn. Microsoft Teams đã trở thành một trong những ứng dụng quan trọng nhất trong năm 2020 khi nhiều tổ chức phải làm việc từ xa do đại dịch COVID-19.

Microsoft Teams cung cấp cho người dùng một nền tảng hoàn hảo để tổ chức hội nghị trực tuyến và làm việc nhóm. Với tính năng này, bạn có thể kết nối với đồng nghiệp hoặc đối tác từ khắp nơi trên thế giới và tiến hành cuộc họp trực tuyến một cách thuận tiện và hiệu quả. Dưới đây là các bước cơ bản để tạo và tham gia cuộc họp trực tuyến trên Microsoft Teams.

II. Hội nghị trực tuyến với Microsoft Teams

2.1. Tạo cuộc họp trực tuyến

Để tạo cuộc họp trực tuyến trên Microsoft Teams, bạn cần là người tạo cuộc họp và sử dụng tài khoản Microsoft 365. Sau đó, làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Bước 2: Chọn biểu tượng “Hội nghị” trên thanh điều hướng bên trái của giao diện.

Bước 3: Chọn “Lên lịch họp” và điền thông tin về cuộc họp, bao gồm tên, thời gian, địa điểm và mô tả.

Bước 4: Chọn các thành viên mà bạn muốn mời tham gia cuộc họp và nhấn nút “Lưu” để hoàn thành quá trình tạo cuộc họp.

2.2. Tham gia cuộc họp trực tuyến

Để tham gia cuộc họp trực tuyến trên Microsoft Teams, bạn cần nhận được lời mời từ người tạo cuộc họp hoặc từ người tham gia khác trong cuộc họp. Sau đó, làm theo các bước sau:

Bước 1: Nhận thông báo lời mời từ cuộc họp trên ứng dụng Microsoft Teams hoặc qua email.

Bước 2: Nhấp vào liên kết trong thông báo để mở cuộc họp trên Microsoft Teams.

Bước 3: Chọn “Tham gia bằng trình duyệt web” hoặc “Tham gia bằng ứng dụng” để tham gia cuộc họp.

2.3. Sử dụng tính năng chia sẻ màn hình và giảng dạy từ xa trên Microsoft Teams

Tính năng chia sẻ màn hình và giảng dạy từ xa trên Microsoft Teams giúp người dùng có thể chia sẻ màn hình của mình với các thành viên trong cuộc họp và giảng dạy từ xa. Điều này rất hữu ích khi cần trình bày bài thuyết trình hoặc hướng dẫn công việc cho nhóm của mình.

Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần bấm vào nút “Chia sẻ màn hình” trên thanh công cụ khi bạn đang tham gia cuộc họp trên Microsoft Teams. Bạn có thể chọn chia sẻ toàn bộ màn hình hoặc chỉ một cửa sổ cụ thể. Nếu bạn muốn giảng dạy từ xa, bạn có thể kích hoạt tính năng này và trình bày công việc của mình cho nhóm.

2.4. Ghi âm và lưu trữ cuộc họp trực tuyến trên Microsoft Teams

Tính năng ghi âm và lưu trữ cuộc họp trực tuyến trên Microsoft Teams cho phép người dùng ghi lại cuộc họp và lưu trữ lại để có thể xem lại sau này. Điều này rất hữu ích khi có các thông tin quan trọng được trình bày trong cuộc họp.

Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần bấm vào nút “Bắt đầu ghi âm” trên thanh công cụ khi bạn đang tham gia cuộc họp trên Microsoft Teams. Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể lưu trữ và chia sẻ tệp ghi âm với các thành viên trong nhóm của mình.

III. Làm việc nhóm hiệu quả với Microsoft Teams

3.1. Tạo và quản lý kênh trò chuyện trong Microsoft Teams

Microsoft Teams cho phép người dùng tạo các kênh trò chuyện nhóm, nơi thành viên trong nhóm có thể thảo luận về một chủ đề cụ thể. Các kênh này có thể được tạo ra theo dự án, theo phòng ban hoặc theo mục đích khác nhau. Người dùng có thể thêm hoặc xóa thành viên khỏi kênh, thay đổi tên kênh và quản lý quyền truy cập cho từng thành viên trong kênh.

3.2. Sử dụng tính năng lưu trữ và chia sẻ tệp tin trên Microsoft Teams

Microsoft Teams cung cấp tính năng lưu trữ và chia sẻ tệp tin giữa các thành viên trong nhóm. Người dùng có thể tải lên các tệp tin như tài liệu, hình ảnh, video và âm thanh vào một kênh hoặc phòng làm việc, sau đó chia sẻ chúng với thành viên khác trong nhóm. Các thành viên trong nhóm có thể tải xuống và chỉnh sửa tệp tin này một cách đồng bộ và theo thời gian thực.

3.3. Quản lý công việc và dự án với tính năng Planner trên Microsoft Teams

Microsoft Teams cung cấp tính năng Planner cho phép người dùng quản lý công việc và dự án của họ. Tính năng này cho phép người dùng tạo các nhiệm vụ, gán người thực hiện và theo dõi tiến độ công việc. Người dùng có thể tạo các bảng Kanban, lên lịch công việc, theo dõi các nhiệm vụ theo dạng lưới hoặc danh sách, và xem trạng thái hoàn thành của mỗi nhiệm vụ. Tính năng này giúp cải thiện hiệu quả làm việc của nhóm và đảm bảo mọi người trong nhóm đều đang làm việc trên cùng một trang.

IV. Tích hợp Microsoft Teams với các ứng dụng và dịch vụ khác

4.1. Tích hợp Microsoft Teams với Microsoft Outlook

Việc tích hợp Microsoft Teams với Microsoft Outlook giúp người dùng dễ dàng mời thành viên tham gia cuộc họp Teams từ ứng dụng email của họ. Người dùng có thể tạo một cuộc họp trực tuyến trong Microsoft Teams và thêm nó vào lịch của mình trong Outlook. Thêm vào đó, tính năng này cũng cho phép người dùng chuyển tiếp các email quan trọng vào một kênh Teams hoặc một cuộc trò chuyện, để dễ dàng chia sẻ thông tin với đội ngũ làm việc.

4.2. Tích hợp Microsoft Teams với SharePoint và OneDrive

Tích hợp Microsoft Teams với SharePoint và OneDrive giúp người dùng dễ dàng chia sẻ tệp tin và tài liệu với các thành viên trong nhóm. Tất cả các tệp tin được chia sẻ trong Teams sẽ được lưu trữ trên OneDrive hoặc SharePoint, vì vậy các thành viên của nhóm có thể dễ dàng truy cập và chỉnh sửa chúng.

4.3. Tích hợp Microsoft Teams với các ứng dụng và dịch vụ khác

Microsoft Teams cũng hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác như Trello, Asana, Zoom, Cisco Webex, Salesforce, và nhiều ứng dụng khác. Tích hợp này giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa các ứng dụng và dịch vụ khác nhau, mà không cần phải mở nhiều trình duyệt hoặc ứng dụng khác nhau.

Microsoft Teams là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất làm việc của nhân viên và tăng khả năng hợp tác trong quá trình làm việc. Với Microsoft Teams, người dùng có thể tiết kiệm thời gian, tăng tính hiệu quả trong công việc, giảm thiểu chi phí di chuyển và giảm thiểu tác động đến môi trường. Nếu bạn quan tâm đến giải pháp Microsoft Teams hoặc muốn triển khai cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với chúng tôi – Mstar Corp, đối tác chiến lược của Microsoft 365 tại Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ.